Studentenbaantje

Ik ben erg blij dat ik de tijden van office-management achter me heb gelaten. Tijdens mijn studie Rechten heb ik  als bijbaantje bij een relatief jong en klein bedrijf twee dagen in de week deze taak op me mogen nemen. Het kwam met name neer op het inplannen van afspraken, behandelen van verzoeken via de mail en zorgen dat de post gelezen werd. Soms moest er wel wat geregeld of gepland worden, maar omdat het bedrijf maar 20 medewerkers had, waarvan een deel parttime, was het altijd prima te overzien. De sfeer was amicaal, informeel en als er wat nodig was wat we niet in huis hadden liep de directeur zelf met een gerust hart even naar de markt om het te kopen. Lekker makkelijk dus.

Office-held

Ik werk nu echter in een groot bedrijf op de juristen-afdeling en het verbaast me echt wat voor oneindige organisatieskills je nodig hebt om office-manager te zijn van een kantoor als deze. Er loopt 200 man rond met de gekste verzoeken (“ik eet alleen light pindakaas dus kan je dit kopen”) en ideeën (“we kunnen wel een tuin aanleggen voor spirituele uitbreiding”) en de office-manager werkt dit allemaal zonder enige moeite weg. Ik weet dit omdat ik haar ken uit mijn studietijden. Zij is vrij snel afgehaakt en toch een meer administratieve kant op gegaan. Ik lunch dus nog graag met haar, zie haar een beetje als een vriendin van vroeger. Als ik vraag hoe ze toch al die ballen hoog houdt haalt ze haar schouders op en zegt dat wij weer goed zijn in andere dingen. Ik heb haar nog nooit een blunder zien maken of iets zien vergeten. Tot twee weken geleden.

Meeting

Er was een grote meeting gepland met meerdere juristen en advocaten, waarin we de laatste wet- en regelgeving zouden bespreken en een aantal casussen erbij zouden pakken om de kennis up to date te krijgen. De uitnodigingen lieten wat lang op zich wachten, dus tijdens de lunch besloot ik eens te vragen waar de meeting eigenlijk zou zijn. Het was twee weken later al en mogelijk moest ik nog iets regelen met de opvang. Alle kleur verdween uit haar gezicht: ze had de hele meeting tot in de puntje georganiseerd, maar was vergeten een zaal te boeken. Blinde paniek! Gelukkig kende ik uit mijn office-managementtijden vergaderlocatie Utrecht nog. Een klein belletje later zorgde er voor dat we hier terecht konden. Zoals ze al zo vaak in mijn office-managementtijd hadden gedaan, hebben ze weer iemands hachje gered. En die meeting? Die is voor mij nu maar een kwartiertje rijden. Perfect dus!